Chaque année, reviens l’exercice de rédiger la revue de direction ou la revue de processus qui va satisfaire aux exigences du système de management, qu’il soit Qualité, Environnemental ou Sécurité.
Il est malheureusement très fréquent dans nos organisations que cet exercice soit vécu comme une contrainte de plus, et ressentie comme inutile et chronophage
De plus, l’expérience nous a souvent démontré que ce document servait surtout à alimenter le fameux audit annuel qu’un grand nombre vivent aussi comme une source de stress et une perte de temps.
Des termes comme perte de temps, chronophage ou stress doivent toujours être des alertes pour un manager. Des signaux qu’il faut renoncer à ces tâches ou pour le moins les transformer pour les rendre créatrice de valeurs, utiles ou mieux encore, plaisantes et motivantes.
Dans cet optique, pourquoi ne pas reprendre l’exercice à la racine, cet exercice de la revue de direction est une exigence du système de management.
Ça tombe bien , le management c’est notre spécialité. Et nous voulons tous être les meilleurs managers possibles.
De nombreuses études définissent les « bons manager » par leur capacité à comprendre leur environnement, à en déduire une vision et à fédérer autour de cette vision.
Certains diront « Gardons les pieds sur terre, nous avons des rapports à faire, des objectifs à tenir et des problèmes à résoudre et ça remplit déjà bien nos journées, et en plus, il y a cette fichue revue de processus ou de direction à préparer… »
Pourtant, à bien y regarder, savoir d’où on vient, en déduire où on va et le partager avec nos équipes, n’est-ce pas la définition et l’objectif d’une bonne revue de direction?
Alors, quitte à devoir y consacrer du temps, pourquoi ne pas en profiter pour faire de l’exercice un moment d’implication et de partage.
Comment faire ?
Pour cela, Je vous propose de suivre pas à pas cette méthode simple et concrète en 5 étapes.
1) Etape 1 – Capturer le contexte
Il faut d’abord réunir son équipe pour quelques heures à l’abri des sollicitations, parfois à l’extérieur du lieu de travail. Et nous allons ensuite pratiquer un brain storming que nous mettrons sous la forme d’un SWOT.
Si vous n’êtes pas familier de ces termes barbares, pas de panique, ça va s’éclairer tout seul.
Se munir de Post it en quantité.
Tout ce qui suit doit être relatif à une vision entre 3 et 5 ans, le danger ici est de regarder le bout de ses chaussures, ça c’est ce que nous faisons chaque jour, il n’est pas utile de le faire une fois encore. Le faciliteur de la réunion doit veiller au strict respect de cette règle. Tout Post It qui fait référence à un problème du quotidien dont chacun sait qu’il ne sera plus qu’un lointain souvenir dans 3 ans sera écarté ou reformulé de manière plus globale s’il cache quelquechose de plus profond.
Fixer le périmètre, qui doit être le périmètre de responsabilité de l’équipe, par exemple « notre usine ».
Chacun alimente les 4 cadrans du SWOT (S pour Strngth ou Forces, W pour Weaknesses ou faiblesses, O pour Opportunités et T pour Threat ou menaces) qui caractérisent et sont l’environnement de « notre usine ».
Chaque proposition est écrite sur un Post It par son auteur, par le groupe ou par les deux selon ce que vous choisissez. Souvent on commence par un travail individuel, puis par le débat ou la relecture, de nouvelles propositions émergent, elles peuvent alors être capturées au vol, tous les Post Its sont placés dans l’un des 4 cadrans qui a été au préalable préparé sur un tableau ou sur le mur avec pour titre le périmètre, par exemple « Notre usine dans 3 à 5 ans ».
Veiller à la participation de tous. Et avoir des questions candides qui relancent le débat ou ouvrent la boite de pandore par des questions simplistes que personne n’attend.
La collecte doit atteindre entre 50 et 100 Post-Its et couvrir tous les angles possibles qui ont une influence proche ou lointaine sur le périmètre (la météo, la politique, les clients, le marché, les voisins, l’âge, la pandémie…).
Idéalement, cet exercice ne doit pas durer moins de 2 heures, d’expérience 3 à 4 heures est idéal. Dans tous les cas, ne jamais terminer cette phase tant que chacun n’a pas exprimé TOUTES ses propositions. Ne pas oublier que nous sommes dans un brainstorming, il n’y a donc ni censure ni jugements d’aucune sorte et toutes les propositions sont bienvenues.
Avant de clore cette étape, bien penser à immortaliser le résultat sur une photo, et si l’équipe est fière de son travail, pourquoi pas une photo de l’équipe…
2) 2eme étape – Déduire les axes pertinents
Après une pause bien méritée, nous relisez vos « Posts-Its » et regardez si certains ne répondent pas à un thème commun.
L’objectif avoué est que TOUS les Posts Its entrent dans un maximum de 4 thèmes voire moins si possible.
Il est parfois tentant de partir dans une direction, mais il est souvent beaucoup plus intéressant d’envisager des regroupements suivant une logique inhabituelle ou un éclairage différent.
Par exemple, on pourrait être tenté de ranger un post it « manque de performance » dans un thème « moyens obsolètes », mais peut être qu’un thème « motivation formation » ouvrira plus de perspectives et permettra de regrouper plus de Post Its.
Contrairement aux apparences, cet exercice est plus difficile qu’il ne semble, et tout comme pour le brains storming de l’étape 1, il est essentiel que tous y participent, ne pas hésiter à tout reprendre depuis le début, à casser des regroupements quand vous en trouvez un qui semble meilleur, c’est bon signe. Faites le même plusieurs fois.
Evitez les regroupements convenus ou habituels, ils seraient l’indication que vous allez reproduire ce que vous faite déjà, préférez une approche nouvelle, un angle différent.
Ne pensez pas « solutions » mais « Vision » un axe est une trajectoire, une destination.
Ne vous limitez pas dans le temps, cette partie est essentielle pour aboutir à un projet motivant.
Si vous avez repris plusieurs fois vos regroupement, Il viendra un moment où vous vous rendrez compte que le regard de chacun s’est éclairé, que l’ambiance a changé, C’est l’indication que vous venez de trouver le regroupement parfait, celui où tout le monde se retrouve et se projette, celui qui a un sens pour chacun, celui dans lequel on a envie de se projeter. Très souvent, ce regroupement-là est inattendu et n’est pas celui que vous envisagiez au départ.
Lorsque ce moment crucial est atteint, c’est la fin de l’exercice. Il est temps de prendre le résultat en photo, avec l’équipe autours puis de faire une pause bien méritée.
Vous avez maintenant 3 ou 4 axes partagés. Et chacune des propositions de chaque participant est prise en compte.
3) 3eme étape - Rédaction de la vision
Après une nouvelle pause. Il est temps de passer à la troisième étape.
Vous allez reprendre chacun des trois ou quatre axes identifiés à l’étape précédente et vous allez tenter de faire entrer chacun des Posts-Its qui composent cet axe dans une phrase. Cette phrase devra être la plus courte possible et chaque terme sera précis.
Par exemple: « Mettre chacun de nos collaborateur au centre de mes préoccupations et veiller à son bien être, à sa formation et à son développement »
Il est fréquent que la formulation définitive ne soit finalisée qu’après plusieurs jours de réflexion et c’est une maturation saine et normale.
Si c’est le cas, il est essentiel de réunir à nouveau l’équipe, même rapidement afin de valider ensemble la formulation finale.
A ce stade, vous venez de résumer TOUS les challenges, difficultés, problèmes, contraintes… en 3 ou 4 phrases, et vous savez que si vous travaillez sur l’une ou l’autre de ces phrases, vous ne pouvez pas faire d’erreur et chacun comprendra où vous allez.
Vous avez la quintescence de votre revue de direction.
Célébrez ça en immortalisant le moment par une photo devant votre travail. Et retroussez vos manches car c’est maintenant que le vrai travail va commencer.
Avant de passer à l’étape suivante, faisons une petite parenthèse sur l’éventuelle frustration des puristes du système de management QHSE. La tentation est forte d’ argumenter qu’il manque les indicateurs, que le formalisme n’est pas respecté et probablement d’autres écarts avec le référenciel officiel. A ceux là, je déclare que la mise en forme est de leur ressort. Et que la puissance du travail que nous sommes en train d’effectuer est sans comparaison avec un référenciel qui peut s’avérer froid et insipide quand il est appliqué à la lettre. Nous faisons délibérément le choix d’en appliquer l’Esprit et nous laissons à vos bons soins l’exercice d’une mise en forme académique..
4) Etape 4 – Partager sa vision.
Parfois la tentation est forte de s’arrêter à l’étape 3, la journée de travail en équipe est terminée, on a passé un bon moment avec les collègues, on a la matière nécessaire à remplir notre revue de Direction ou de processus, mais le monde ne s’est pas arrêté et il faut rattraper le retard et les problèmes se sont accumulés.
Ce serait une grave erreur qui vous ramènerait à la case départ et vous fera dire l’année prochaine que la Revue de Direction ou de Processus est une perte de temps.
L’étape 4 est la clé de voute de l’ensemble. Rappelez vous de la lumière dans les yeux de l’équipe au terme de l’étape précédente. L’étape 4 consiste à apporter cette même lumière dans les yeux de chacun de vos collaborateurs. Elle est essentielle pour mettre la machine en route vers la direction que vous vous êtes fixé.
Cette étape consiste, pour le pilote du processus, à transmettre et à expliquer les 3 ou 4 axes de la vision avec tous ses collaborateurs au sens le plus large, il peut aussi s’agir de sous traitants, prestataires et autres personnes impliquées dans le processus.
L’objectif est clair : CHAQUE collaborateur, à tout moment doit connaitre les 3 ou 4 axes de la vision de son processus (par exemple son usine).
Il va donc falloir une communication « big bang » dont chacun se souviendra pour le partage et l’explication.
Ne succombez pas à la tentation de 50 pages de powerpoint avec tableaux et graphiques, ils n’auront jamais l’impact d’une histoire de quelques minutes racontée avec cœur et engagement. (pour plus de détail, repportez vous à l’article « raconter une histoire » . N’hésitez pas à vous faire conseiller, à impliquer vos collaborateurs, à utiliser des méthodes, moyens, lieux inhabituels. Bref, faites de cette communication importante un impact dont chacun se souviendra.
N’oubliez pas de conserver une vidéo de l’évènement, vous n’imaginez pas combien cet enregistrement vous sera utile par la suite.
Il faudra ensuite une communication continue et cohérente pour que les axes entrent dans la vie quotidienne de vos collaborateurs, il va falloir les rappeler, les afficher, les diffuser (affichage, écrans, jeux…). Soyez créatifs, ne manquez aucune opportunité.
5) Etape 5 - Vérifier que nous sommes sur la route
Vous avez parfaitement franchi chacune des 4 étapes précédentes. Il va falloir maintenant s’assurer que le résultat est atteint (vos collaborateurs ont connaissance de votre vision) et que la machine est en route.
Pour cela, il est indispensable d’ajouter aux processus d’audit que votre système QHSE impose, la vérification que les axes de la vision sont connus (c’est assez facile, il suffit de poser la question…) mais surtout que la lente progression vers cette vision est en marche et perçue comme telle par chacun, c’est un peu plus difficile parce que souvent subjectif. En effet, même si dans certains cas des indicateurs peuvent exister, il est très fréquent qu’il n’y ait pas de connexion entre le résultat des indicateurs et la perception subjective par les équipes et c’est cette perception subjective qui est le moteur de transformation vers notre vision.
Sans ce moteur, notre vision risque d’être, au mieux, un sprint de quelques semaines, au lieu d’une course de fond qui se mesure en années.
Pour évaluer si la machine est en marche et progresse dans la bonne direction, Souvent un questionnaire du type « comment évaluez vous sur une échelle de 1 à 5 l’évolution vers l’axe N°1 » est une bonne approche qui permet de vérifier si cet axe est pris en compte, puis d’un audit à l’autre, si la dynamique progresse ou s’essoufle.
Vous avez maintenant les clés pour transformer la corvée de la revue de direction ou de la revue de processus (mais aussi de tout projet professionnel ou privé) en un moment de partage et de cohésion. Vous savez également dépasser les petits problèmes quotidiens pour regarder plus loin et réaliser qu’ils ne sont que passager.
6) Bonus
Si comme nombre d’entre nous vous êtes confrontés à la prise de décision et parfois à des doutes quant au meilleur choix. Mettez désormais systématiquement dans la balance les quelques axes dont nous venons de parler, et vous verrez très souvent que la bonne décision s’éclaire d’elle-même et devient évidente. Ce faisant, vous progresserez sans effort vers le but que vous vous êtes fixé et contribuerez naturellement au cheminement vers votre vision.
N’est ce pas agréable et confortable.
J’espère que vous êtes désormais réconcilié avec votre Revue de direction ou de processus et attendez la prochaine avec joie et envie.
Capturer le contexte, en déduire les axes et les traduire en vision et enfin Communiquer et agir en cohérence sont les ingrédients d’une revue de direction ou de processus efficace et réussie.
Si vous avez des questions, si vous ressentez le besoin de conseils, voire d’un accompagnement pour votre première revue. Contactez-moi.
Bert Rand
1 réflexion sur “La Revue De Direction”
Oh cette nostalgie qui m’envahit soudain! Aucune des nombreuses sociétés pour lesquelles j’ai travaillé depuis toi n’est à ce niveau…
Merci.
Christine